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jueves, 28 de octubre de 2010

4- ACTIVIDAD DE PRODUCIR Y TRAMITAR DOCUMENTOS

LEY 43 DE 1913

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

LEY 5 DE 1999

Art. 7

Se expiden normas en materia documental y archivística

CÓDIGO PENAL

Art. 218 a 228:

Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos.

 Art. 231

Reconocimiento y copia de objetos y documentos.

CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL

Art. 261

Valor probatorio de documento público.

Art 263

Valor probatorio de documento privado.

CÓDIGO DE COMERCIO

Art. 48

Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales.
Medios de asiento de operaciones.

Art  51

Comprobantes y correspondencias como parte integral de la contabilidad.

Art 54

Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

DECRETO 2649 DE 1993

El cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Art. 123

Soporte contable.

DECRETO 1584 DE 1994

Documentación indispensable de registros proponentes cámara de comercio.

DECRETO 2150 DE 1995

Art. 11, 12, 23 y 24

Uso de formatos únicos.

ACUERDO AGN 060 DE 2001

Articulo 4  FIRMAS RESPONSABLES:

Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución, las unidades de correspondencia velaran por estricto cumplimiento de estas disposiciones.

Articulo  6 NUMERACION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS:

La numeración de actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad se encargaran de llevar los controles, atender  las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números.

Articulo 9 CONSERVACION DOCUMENTAL:

Las entidades son responsables para la adecuada conservación de su documentación para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y sus manuales de procedimientos. Se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes tales como la NTC2676 aplicable a los soportes digitales.

Articulo 14 IMAGEN CORPORATIVA:

Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecen en sus manuales de procedimiento la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros teniendo en cuenta las normas icontec existentes para el efecto.

NTC 2223: 1986

Equipos y útiles de oficina, tinta liquida para escribir.

NTC 4436

Papel para documentos de archivos, requisitos para permanencia y durabilidad.


¿Cuáles son los objetivos de la comunicación escrita y las comunicaciones oficiales?


Los objetivos de la comunicación escrita:
·         aumenta la posibilidad expresiva
·         La complejidad gramatical, léxica, sintáctica, con respecto a la comunicación oral.
·         No está sometida a los conceptos de espacio y tiempo
·         Documentos que pueden durar eternamente escritos.
·         Objetivos de las comunicaciones oficiales:
·         Son aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente
·         Las comunicaciones oficiales se ingresan al sistema de información para la gestión documental
·         Las informaciones relacionadas con todas las comunicaciones recibidas y producidas
·         Análisis de documentos tales como los diplomáticos y los jurídicos


¿Qué es un tipo documental? y ejemplifique 5, identificando las características de los mismos.


Unidad documental simple originada en una actividad administrativa con diagramación, formato y contenido q sirven para cosificarla. En la elaboración de las comunicaciones oficiales se emplearán los siguientes tipos documentales:

Ø  Carta:  Se empleará para la correspondencia dirigida al medio externo y cuando la entidad comunique a sus empleados situaciones de tipo laboral (vacaciones, licencias, aceptaciones de renuncia

Ø  Memorando: con el fin de transmitir información, orientaciones y pautas

Ø  Circulares. Son las comunicaciones con un mismo contenido dirigidas a varios destinatarios internos o externos

Ø  Directrices: Son expedidas por la Dirección Jurídica en el ejercicio de sus funciones, para mantener la unidad doctrinaria en los actos y decisiones.


Diferencie entre preservar y conservar:


Preservar y conservar se ocupa de detectar, controlar y erradicar los mecanismos externos del deterioro
Preservar es poner en cubierto un objeto o persona de algún daño o peligro.
Conservación es mantener un objeto en cierto estado para que dure así manteniendo la deterioración interna y externamente de ciertos materiales.


Identifique los elementos de agrupación y las unidades de conservación:


Las unidades de conservación son:

ü  Paquetes :
Es la forma en que barios documentos se almacenan envueltos o amarrados con un cáñamo así fijando en una de sus caras un titulo de identificación.

ü  Legajos :

Documentos con diferentes tipos de papel, formatos y técnicas con una organización  de agrupación de la A-Z. La conservación de estos es empastada en forma de libro, mediante costuras a nervios hundidos o en relieve, para evitar cambios se procede al amarre de pitas o cuerdas.

ü  Libros:

Con base en cuadernillos cosidos mediante diferentes técnicas y materiales debido a esta estructura que toma el libro por su pasta dura o blanda. Para la conservación de los documentos.

ü  Cajas:

Instrumento que ofrece mayor seguridad en cuanta a la conservación de documentos durante las fases de depósito y manipulación.

ü  Polipropileno

Son bastantes resistentes, de peso ligero y por lo general  bastantes herméticos
Esta última por su poca ventilación puede general micro-climas que facilite la difusión de agentes patógenos como hongos y bacterias.

ü  Cartón

Muy económico por su precio contamos con su  buena resistencia en la manipulación, funcionando  excelentemente como barrera frente fluctuaciones medio-ambientes por lo tanto estos materiales son fabricados con cartones ácidos, como buena recomendación los documentos se guarden con carpetas para evitar algún cambio. 

Elementos de agrupación son:

Los elementos <span> y <div> se usan para agrupar y estructurar un documento, y se usarán, a menudo, junto con los atributos.

Agrupación con span:
El elemento <span> es lo que se podría denominar un elemento neutro que no añade nada al documento en sí. Pero con CSS <span> se puede usar para añadir características visuales distintivas a partes específicas de texto en los documentos.
Agrupación con elemento div:
Se usa para agrupar uno o más elementos a nivel de bloque.


¿Qué es un organigrama?, explique.


Es la representación grafica de una  estructura  de una empresa o una organización. Representa las estructuras departamentales y en algunos casos las personas que las dirigen, hacen un esquema de las organizaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite tener una idea de uniforme acerca de la estructura formal de una organización.


¿Qué es un manual de procedimientos y funciones?


Contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan.

Por ejemplo una ISO requiere 4 procedimientos  como son:

§  tratamiento de no conformidades
§  Auditoría interna
§  Sistema de mejoras
§  Control de documentación

 

Defina que es y que debe contener un manual de correspondencia:


Un manual de correspondencia debe de contener  todo lo que es una correspondencia recibida, correspondencia recibida, debe tener un libro de control de correspondencia ese libro debe de tener un ítem. Una fecha, un documento establecido, una procedencia, referencia un dirigido. Toda la correspondencia siempre debe de ser  organizada y clasificada según a las personas o departamentos.


Conceptualice autoridad y conducto regular.


AUTORIDAD: la autoridad está unida a la legitimidad, dignidad, calidad, excelencia de una institución o de una persona. Es lo que desde el punto de vista del Estado, puede ser considerado como el poder ejercido por una persona legitimada por una institución o razón conforme a unas funciones que le son generalmente reconocidas

CONDUCTO REGULAR: son los para metros que debemos seguir en una empresa.

Indague en el acuerdo 060 de 2001 la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales:


La diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales es que la correspondencia  son comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades a título personal, y la comunicación oficial es recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad.

3- ACTIVIDAD DE ORGANIZAR DOCUMENTOS

LEY 594 DE 2000
Por este medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y otras disposiciones.





ACUERDO 38 de 2002 (Septiembre 20 de 2002)


¿Cuáles son las responsabilidades del servidor público frente a los documentos y archivos?

Los servidores públicos tienen varias responsabilidades en cuanto a documentos y archivos como:

·         El servidor público será responsable de la conservación, correcta organización, uso y manejo de los documentos o archivos a su cargo.

·         Los servidores públicos al desvincularse o vincularse, entregaran o recibirán documentos o archivos debidamente inventariados.

·         La entrega se hará de conformidad con la tabla de retención documental – formato único de inventario, esto lo diligencia el servidor público.

·         Los servidores públicos que se retiren, trasladen o posesionen omitiendo la entrega o recibo de documentos o archivos, responderán ante las autoridades por las consecuencias de esta omisión.

Explique cómo debe llenarse el formato único de inventario documental.

·         Entidad remitente: aquí debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.

·         Entidad productora: Aquí va el nombre completo o razón social de la entidad que produjo o produce los documentos.

·         En unidad administrativa: va el nombre de la dependencia o unidad de la cual depende la oficina productora.

·         Oficina productora: Aquí se coloca el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada.

·         Objeto: Se describe la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.

·         Hoja No.: Se debe numerar cada hoja del inventario de manera consecutiva, y el total de hojas del inventario.

·         Registro de entrada: Este se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Se debe ponerla la fecha de entrada de la transferencia  en las tres primeras casillas (año, mes día). En NT va el número de la transferencia.

·         No. De orden: Aquí Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.

·         Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

·         Nombre de las series, subseries o asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales.  Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.

·         Fechas extremas: Se debe consignar la fecha (1950 – 1960) inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Cuando la documentación no tenga fecha se anotará S.f.

·         Unidad de conservación: Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.

·         Números de folios: En este espacio se anotara el total de folios de cada unidad de conservación descrita.

·         Soporte: Se anotan los soportes diferentes al papel como por Ej.: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD)…

·         Frecuencia de consulta: Se debe anotar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno, para esto nos apoyamos en los registro de préstamo y consulta.

·         Notas: Aquí se harán las observaciones importantes q no hayan registrado anteriormente, como faltantes o anexos.  De igual manera se anotara el estado de conservación.

·         Por último, elaborado por, entregado por, recibido por, En estos tres se escribirá nombres y apellidos, cargo, firma del encargado, lugar y la fecha.

¿Cuál es el procedimiento para la entrega y recibo de los documentos y archivos por inventario a cargo del servidor público?

·          Los secretarios generales, deberán garantizar la responsabilidad de recibo y entrega de los documentos de archivo por parte de los servidores públicos, a través de los manuales de funciones y procedimientos de la entidad.

·          El responsable de la custodia de los archivos será e jefe de la unidad administrativa.

·          El jefe de la unidad administrativa de Archivo de la Entidad deberá presenciar la entrega y recibo por inventario, en constancia debe firmar el acta de entrega y recibo.

·          Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se produzca durante el tiempo activo del servidor.

·           En caso de abandono del cargo, la Administración deberá designar el funcionario titular o el que deba levantar el inventario de los documentos y archivos existentes, esto en presencia del Jefe de la Unidad de Archivo y en constancia firmarán el acta correspondiente.

 


ACUERDO 42 DE 2002



Obligatoriedad de la organización de los archivos:

Que  las entidades deben organizar sus archivos de gestión de formación con sus tablas de retención documental y los manuales de procedimiento y funciones de la respectiva entidad.


Criterios:

Que las entidades públicas y privadas tienen que cumplir sus funciones públicas y así mismo se regulan los inventarios único documental, como dice el  artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, establece que las entidades de administración pública y las empresas privadas , tienen que tener un programa de gestión documental dentro de los conceptos tienen que tener la totalidad de archivos, como la producción o recepción, la distribución , la consulta, la organización y disposición final de los documentos, teniendo en cuenta el ciclo vital  del os documentos porque se clasifican en archivos de gestión, archivos centrales, archivos históricos, el artículo 26 de la ley 594 de 2000 dice que es obligatorio hacer un inventario de los documentos.


Consulta y prestamos de documentos:

Para poder realizar trámites internos o trasladar un expediente a otra dependencia, la dependencia productor debe llevar un registro con la fecha del préstamo del documento la cual tiene que llevar la identificación completa del expediente el numero del folio, y el nombre y cargo de la persona que retira el expediente, tiene una fecha de vencimiento si dejan pasar esa fecha tiene que realizar una devolución inmediata.



NTC 4095

Fue ratificada por el consejo directivo en 1997 -04-16: normas técnicas colombiana 4095, todo producto y certificaciones, correspondencia, catálogos y archivos deben llevar esta norma, es el organismo nacional de normalización, según el decreto 2269 de 1993 es una entidad privada sin ánimo de lucro para poderle brindar un soporte al producto y la protección al consumidor.

Estas son las empresas que están relacionadas con esta norma a través de su participación en el comité técnico 000028, archivística de la STN de archivo general de la nación.

Archivo general de la nación, archivo general de Manizales, archivo histórico del atlántico, banco de la republica, fundación Antioquia para los estudios sociales. Ministerio de justicia, universidades etc.


1- TALLER ÉTICA


Mapa conceptual de:

•Concepto de ética
•Concepto de moral
•Ética a través de la historia
•Moral a través de la historia
•Relación entre ética y moral
•Ética empresarial, ética en el trabajo.
•Ética profesional
•Ética personal

Autoestima:
Es la distancia entre la visión que tenemos de nuestra persona y la imagen ideal que queremos alcanzar. Si hay mucha diferencia entre una cosa y otra, nuestro equilibrio se resentirá.
Autoimagen:
La auto-imagen es la imagen que nuestro subconsciente tiene de nosotros mismos.
Autoconcepto:
Es lo que uno piensa de uno.
Autoeficacia:
La autoeficacia es la “opinión afectiva” que se tiene sobre la posibilidad de alcanzar determinados resultados, es decir, la confianza de alcanzar las metas exitosamente.
Clases De Sentimientos Y Emociones
Alegría es sentimiento. Euforia es emoción.

Tristeza es sentimiento. Depresión es emoción.

Miedo es sentimiento. Pánico es emoción.

Rabia es sentimiento. Odio es emoción.

Amor es sentimiento. Pasión es emoción.

lunes, 25 de octubre de 2010

PROYECTO ArrendArt s.a.s

                        SENA



ArrendArt s.a.s
Almacenado Tus Servicios




BIBIANA MORENO
JASSIEL ARGUELLES
JENNIFER TEJADA
PATRICIA CRUZ
YENNIFER BARRIOS
JESUS RENGIFO
NIDIA VARGAS
JINNA GONZALEZ



2010





TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS



CONTENIDO




INTRODUCCION



La estructura de nuestro sistema de archivo, contempla la utilización de bodegas totalmente adecuadas con el fin de garantizar conservación y almacenamiento de los documentos.

Nuestros clientes encontraran de forma clara y precisa la ubicación de sus archivos ya que contamos con personal capacitado para su organización.

JUSTIFICACION



Nuestro proyecto nace de la necesidad que presentan nuestros clientes en cuanto a sus proyectos, ya que la mayoría requiere de una infraestructura física adecuada para el almacenaje y custodia de los documentos que manejan de las diferentes empresas que los contratan.

MISION



Somos una empresa que quiere el cumplimiento  en la ética y responsabilidad de un equipo humano altamente comprometido que responde a las necesidades de nuestros clientes. 


VISIÓN



Seremos para el año 2015, la  mejor opción para nuestros clientes, enfocados en el cumplimiento, calidad y en la excelencia de nuestro servicio. 

TARGET



Tiene como fin poner u ofrecer en arrendamiento muebles e inmuebles con el propósito del almacenaje y desarrolló del ejercicio archivístico de todas las empresas que requieran de este servicio.


OBJETIVOS



Objetivo General


Brindar a nuestros clientes una infraestructura adecuada que permita garantizar la conservación y almacenamiento de sus documentos.

Objetivos Específicos


Cumplir con las especificaciones y adecuaciones del área de bodegaje que requiera nuestro cliente, teniendo en cuenta los tipos de documento.

Orientar y capacitar al personal involucrado en el manejo de las bodegas de      almacenamiento de archivo, mejorando el desempeño y confiabilidad de los mismos.

Normalizar y estandarizar la ejecución del trabajo en el manejo y administración de las bodegas de archivo.

Implementar la señalización en las áreas de trabajo y vías de circulación internas.


POLITICA DE CALIDAD



ArrendArt s.a.s es una organización que está comprometida a cumplir con la normatividad establecida para brindar un excelente servicio en el almacenamiento y conservación de la documentación manejada por nuestro cliente.  Capacitando nuestro personal para así lograr mejoramiento continuo de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad. 


VALORES CORPORATIVOS



Los valores que nuestra empresa inculca en cada uno de sus trabajadores, dirigen todas nuestras actuaciones, como lo son: 

Ética.
Desarrollo personal junto al organizacional.
Respeto.
Integración.
Excelencia.
Compromiso con el mejoramiento continúo.
Compromiso y cumplimiento de la normatividad.

PORTAFOLIO DE SERVICIOS



Contamos con amplias instalaciones totalmente adecuadas para el  almacenamiento y custodia de sus documentos.

Zona de descargue.

Ascensores para cargue y descargue para mayor calidad de almacenamiento.

Censores de humo, protección industrial.

Seguridad privada.

Pólizas contra incendio e inundación.

Contamos con servicio de la empresa Coordinadora para envíos.

Ofrecemos archivo de gestión; recepción, clasificación y distribución.

Continúo mantenimiento de las instalaciones; aseo, administración.

Contamos con personal capacitado para la organización de sus documentos en las bodegas.


ORGANIGRAMA


PROMOCION


ArrendArt utilizar los medios de propaganda más conocidos y al alcance de su presupuesto, incluyendo publicidad en mercancías.

Medíos de Comunicación


Como:

Internet


Cuñas Radiales

Vallas Publicitarias

Flyers


UBICACION DE  NUESTRA EMPRESA



ArrendArt. s.a.s se encuentra ubicada en la localidad de Puente Aranda, puesto que es un lugar estratégico para nosotros y nuestros clientes por la actividad económica y social, que se maneja en ese lugar.

 A continuación una breve descripción de las instalaciones de nuestra empresa.

Bodega para estrenar, área de 303 m2 de construcción.

Consta de tres niveles distribuidos así:

Primer nivel: área libre, pisos en cemento, baños, deposito altura frente 6m.

Segundo nivel: área para oficina, pisos en cemento, deposito baños, cocineta, buena iluminación, red preinstalada para computadores, amplio espacio para instalar oficinas abiertas.

Tercer nivel: área de oficinas, pisos en cerámica baños, deposito, cocineta. Buena iluminación.

Detalles de interés


Piso: Bajo
Remodelada
Fácil acceso
Excelente oportunidad
Espacioso
Buena distribución

Condiciones de Negocio


Verlo previa cita
Acuerdo entre las partes

Características adicionales


Pisos: Cemento
Líneas telefónicas: 1
Estrato: 3

Localidad De Puente Aranda



COSTOS



Se midieron costos y cotizaciones dando como resultado:

General


MOTIVO
CNT
 VLR/UNITARIO
 VLR /TOTAL
ENSERES
 $                 351.400.000
 $          359.450.000
NOMINA
 $                     7.250.000
 $               7.250.000
CARGA PRESTACIONAL
 $                     4.205.000
 $               4.205.000
SERVICIO PUBLICOS
 $                         820.000
 $                  820.000
Total

 $                 363.675.000
 $          371.725.000


Especifica


MOTIVO
CNT
 VLR/UNITARIO
 VLR /TOTAL
ENSERES
 $                 351.400.000
 $          359.450.000
COMPRA BODEGA AL CREDITO
1
 $                 350.000.000
 $          350.000.000
COMPRA DE SILLAS
8
 $                           50.000
 $                  400.000
COMPRA DE MESAS
8
 $                         100.000
 $                  800.000
COMPRA DE PORTATILES
8
 $                         900.000
 $               7.200.000
IMPRESORAS
2
 $                         100.000
 $                  200.000
PAPELERIA
1
 $                         100.000
 $                  100.000
ARCHIVADORES METALICOS
5
 $                         150.000
 $                  750.000
NOMINA
 $                     7.250.000
 $               7.250.000
EMPLEADO 1 (Jefe Administrativa)
1
 $                     2.000.000
 $               2.000.000
EMPLEADO 2 (Jefe de Producción)
1
 $                     1.500.000
 $               1.500.000
EMPLEADO 3 (Jefe Comercial)
1
 $                         800.000
 $                  800.000
EMPLEADO 4 (Jefe de Finanzas)
1
 $                         700.000
 $                  700.000
EMPLEADO 5 (Recursos Humanos)
1
 $                         600.000
 $                  600.000
EMPLEADO 6 (Nomina)
1
 $                         550.000
 $                  550.000
EMPLEADO 7 (Merchandising)
1
 $                         550.000
 $                  550.000
EMPLEADO 8 (Instalador)
1
 $                         550.000
 $                  550.000
CARGA PRESTACIONAL
 $                     4.205.000
 $               4.205.000
SERVICIO PUBLICOS
 $                         820.000
 $                  820.000
AGUA
1
 $                         150.000
TELEFONO
1
 $                         250.000
INTERNET
1
 $                         300.000
LUZ
1
 $                         120.000
Total

 $                 723.145.000
 $          738.425.000


MARCO NORMATIVO



Para la ejecución de nuestro proyecto, debemos tener en cuenta la siguiente normatividad:


Acuerdo No. 049 (5 de mayo de 2000)



Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, y


Considerando

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y en si literal b) preceptúa: “Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre el material adopte la Junta Directiva”. Que el artículo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del AGN, ahora. Consejo Directivo, en virtud de Decreto 1126 de 1999, y en su numeral a) dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional”. Que se hace necesario reglamentar las condiciones de edificios y locales destinados para sedes de archivos.


Acuerda


ARTICULO 1º

 Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.

ARTICULO 2º

Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos:


Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad.

 Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos.

Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento.


Si se utilizan estantería de 2.20 metros de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra que se deber incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.

Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.


Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:

La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.

La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material documental.

El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración documental.


Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.

Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.

Las áreas técnicas tendrán relación con el de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.

ARTICULO 3º

Áreas de depósito. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos:

Estantería

Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.
Deberá tener una altura de 2.20 metros y cada bandeja soportar un peso de 100kg/metro lineal.
La estantería total no deberá tener más de 100 metros de longitud.
Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los párales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.
La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la manipulación y el acceso del operario a la documentación.
La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del piso.
Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada 7 cm. o menos.
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentación.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.

Distribución de Estanterías

La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería.
El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.
La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación acorde con la signatura topográfica.
Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada.

Mobiliario para Obras de gran Formato

Además de las características anotadas deberán dimensionarse para contener un número de obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulación. Así las gavetas de las planotecas tendrán una profundidad de 5 cm. o menos. Cada una de ellas debe poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la fricción y vibraciones, eliminando el riesgo de atascamiento o caída de la gaveta.


Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental.


Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o digital como disquetes, CD. Principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.

Contenedores

Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y eficientes de protección, acordes con las características de tamaño y función.

Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos.

Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.

El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.

La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm.

Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como disquetes y CD., se tendrá en cuenta lo siguiente:

Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.

Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.

Los diskettes y CD. podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD.


ARTÍCULO 5º

Condiciones ambientales y técnicas. Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:


Temperatura de 15 a 20º C con una fluctuación diaria de 4º C.

Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.


Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20º C. Humedad relativa de 40% a 50%

Color: Temperatura menor a 10º C. Humedad relativa de 25% a 35%

Grabaciones: Temperatura 10 a 18º C Humedad relativa de 40% a 50%

Medios magnéticos: Temperatura 14 a 10º C. Humedad relativa de 40% a 50%

Discos Ópticos: Temperatura 16 a 20º C. Humedad relativa de 35% a 45

Microfilm: Temperatura 17 a 20º C. Humedad relativa de 30% a 40%.


El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.

La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos.


Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.


Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux. - Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.

Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.

Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta.

Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.

Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.

Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfa clan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.

Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento. - Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales.


Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad ambiental.

Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.

ARTICULO 6º

El presente Acuerdo rige a partir de su publicación

PUBLIQUESE Y CUMPLASE Dado en Santafé de Bogotá a los cinco (5) días del mes de mayo del dos mil (2000). BEATRIZ ELENA OSORIO LAVERDE ALFONSO CUEVAS ZAMBRANO Presidente Secretario Técnico


Por medio de la cual se dicta la Ley general de Archivos y se dictan otras disposiciones.


Por medio del cual se Reglamenta el Sistema General de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativa a los archivos.

PROTECCION INDUSTRIAL



Nuestra empresa se regirá con la normatividad establecida, cumplirá con todas las medidas de seguridad y prevención como lo son:

SEÑALES DE PROHIBICIÓN




SEÑALES DE OBLIGACIÓN




SEÑALES DE INFORMACIÓN





CAMARA DE COMERCIO



Según los resultados ArrendArt s.a.s existen, tal vez similares pero no como el nuestro.

           

COMPETENCIA



En la investigación no se encontró una competencia directa ya que arriendan para todo tipo de negocio. A continuación relacionamos algunas:

La Empresa Viva Real Portal Inmobiliario


Un edificio de alta tecnología, localizado en una zona empresarial, séptimo piso, se arrienda el área parcial o totalmente, 16 oficinas en obra gris para ser acondicionadas de acuerdo a las  necesidades del cliente.

Regus Group


 Ofrece a las empresas una solución de externalización sencilla e inteligente, que les permite adaptar su necesidad de lugar de trabajo a sus necesidades de negocio. En lugar poseer inmuebles o de estar sujetas a contratos de arrendamiento a largo plazo, las empresas pueden utilizar una serie de soluciones ofrecidas por Regus Group para obtener instalaciones para oficinas en condiciones flexibles que ajusten sus necesidades de áreas de trabajo con sus necesidades de negocio. Este planteamiento permite a las empresas mantenerse en un estado dinámico, preparadas para crecer y expandirse en el mercado cuando tengan la oportunidad.

Grupo empresarial oikos s.a. 


De acuerdo a sus necesidades rentamos bodegas en Bogotá individuales para el óptimo almacenamiento y bodegaje de sus mercancías. Contamos con más de 700 bodegas en Bogotá personalizadas, de diferentes tamaños y capacidades de almacenamiento. En nuestras bodegas en Bogotá, mantenga sus muebles y mercancía en un lugar seguro y privado en Donde solo usted puede acceder a ellos.


PREGUNTAS CASO ARTURO


¿Que enseñanzas le deja este caso para su proyecto personal?

La enseñanza que nos dejo el caso Arturo para nuestro proyecto es que debemos tener bien definido nuestro proyecto el como lo vamos a realizar, con cuanto dinero contamos y si es productivo o no  para nosotros. Pero ante todo debemos tener un plan de ordenamiento territorial para saber si es confiable y productiva la zona donde vamos a poner nuestra empresa.

¿Qué opinión le merecen las variables propuestas para la recolección de información? ¿Cree que fueron suficientes?

Aunque no abarcamos todos los recursos que tenemos,  fueron suficientes                      las fuentes de investigación pero en lo posible vamos a  complementar con los otros recursos que nos faltan por explotar. Al igual somos claros y concisos en lo que queremos realizar.

¿Qué aspectos importantes aprendió de la forma como Arturo y su asesor plantearon el problema del proyecto?

La forma en que plantearon el problema es importante por que nos dio una iniciativa de cómo debemos empezar a realizar los proyectos y con que pautas debemos iniciar.

¿Cómo le parece que fueron formulados los objetivos del proyecto? ¿Cómo piensa que deben ser estos?

La verdad fueron bien formulados los objetivos por que nosotros tomamos en cuenta lo económico, social, político, y la zona donde íbamos a realzar el proyecto.

¿Dónde comienzan y donde finalizan los periodos de formulación, gestión y operación del proyecto propuesto?

Bueno comienza con la conformación de la empresa  los parámetros con los que vamos a iniciar, como el capital que necesitaremos, el terreno que sea en un lugar apto para nuestros  propósitos, y así mismo comenzar el funcionamiento de la misma.