Por este medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y otras disposiciones.
ACUERDO 38 de 2002 (Septiembre 20 de 2002)
¿Cuáles son las responsabilidades del servidor público frente a los documentos y archivos?
Los servidores públicos tienen varias responsabilidades en cuanto a documentos y archivos como:
· El servidor público será responsable de la conservación, correcta organización, uso y manejo de los documentos o archivos a su cargo.
· Los servidores públicos al desvincularse o vincularse, entregaran o recibirán documentos o archivos debidamente inventariados.
· La entrega se hará de conformidad con la tabla de retención documental – formato único de inventario, esto lo diligencia el servidor público.
· Los servidores públicos que se retiren, trasladen o posesionen omitiendo la entrega o recibo de documentos o archivos, responderán ante las autoridades por las consecuencias de esta omisión.
Explique cómo debe llenarse el formato único de inventario documental.
· Entidad remitente: aquí debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.
· Entidad productora: Aquí va el nombre completo o razón social de la entidad que produjo o produce los documentos.
· En unidad administrativa: va el nombre de la dependencia o unidad de la cual depende la oficina productora.
· Oficina productora: Aquí se coloca el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada.
· Objeto: Se describe la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.
· Hoja No.: Se debe numerar cada hoja del inventario de manera consecutiva, y el total de hojas del inventario.
· Registro de entrada: Este se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Se debe ponerla la fecha de entrada de la transferencia en las tres primeras casillas (año, mes día). En NT va el número de la transferencia.
· No. De orden: Aquí Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
· Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
· Nombre de las series, subseries o asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
· Fechas extremas: Se debe consignar la fecha (1950 – 1960) inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Cuando la documentación no tenga fecha se anotará S.f.
· Unidad de conservación: Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
· Números de folios: En este espacio se anotara el total de folios de cada unidad de conservación descrita.
· Soporte: Se anotan los soportes diferentes al papel como por Ej.: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD)…
· Frecuencia de consulta: Se debe anotar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno, para esto nos apoyamos en los registro de préstamo y consulta.
· Notas: Aquí se harán las observaciones importantes q no hayan registrado anteriormente, como faltantes o anexos. De igual manera se anotara el estado de conservación.
· Por último, elaborado por, entregado por, recibido por, En estos tres se escribirá nombres y apellidos, cargo, firma del encargado, lugar y la fecha.
¿Cuál es el procedimiento para la entrega y recibo de los documentos y archivos por inventario a cargo del servidor público?
· Los secretarios generales, deberán garantizar la responsabilidad de recibo y entrega de los documentos de archivo por parte de los servidores públicos, a través de los manuales de funciones y procedimientos de la entidad.
· El responsable de la custodia de los archivos será e jefe de la unidad administrativa.
· El jefe de la unidad administrativa de Archivo de la Entidad deberá presenciar la entrega y recibo por inventario, en constancia debe firmar el acta de entrega y recibo.
· Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se produzca durante el tiempo activo del servidor.
· En caso de abandono del cargo, la Administración deberá designar el funcionario titular o el que deba levantar el inventario de los documentos y archivos existentes, esto en presencia del Jefe de la Unidad de Archivo y en constancia firmarán el acta correspondiente.
ACUERDO 42 DE 2002
Obligatoriedad de la organización de los archivos:
Que las entidades deben organizar sus archivos de gestión de formación con sus tablas de retención documental y los manuales de procedimiento y funciones de la respectiva entidad.
Criterios:
Que las entidades públicas y privadas tienen que cumplir sus funciones públicas y así mismo se regulan los inventarios único documental, como dice el artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, establece que las entidades de administración pública y las empresas privadas , tienen que tener un programa de gestión documental dentro de los conceptos tienen que tener la totalidad de archivos, como la producción o recepción, la distribución , la consulta, la organización y disposición final de los documentos, teniendo en cuenta el ciclo vital del os documentos porque se clasifican en archivos de gestión, archivos centrales, archivos históricos, el artículo 26 de la ley 594 de 2000 dice que es obligatorio hacer un inventario de los documentos.
Consulta y prestamos de documentos:
Para poder realizar trámites internos o trasladar un expediente a otra dependencia, la dependencia productor debe llevar un registro con la fecha del préstamo del documento la cual tiene que llevar la identificación completa del expediente el numero del folio, y el nombre y cargo de la persona que retira el expediente, tiene una fecha de vencimiento si dejan pasar esa fecha tiene que realizar una devolución inmediata.
Fue ratificada por el consejo directivo en 1997 -04-16: normas técnicas colombiana 4095, todo producto y certificaciones, correspondencia, catálogos y archivos deben llevar esta norma, es el organismo nacional de normalización, según el decreto 2269 de 1993 es una entidad privada sin ánimo de lucro para poderle brindar un soporte al producto y la protección al consumidor.
Estas son las empresas que están relacionadas con esta norma a través de su participación en el comité técnico 000028, archivística de la STN de archivo general de la nación.
Archivo general de la nación, archivo general de Manizales, archivo histórico del atlántico, banco de la republica, fundación Antioquia para los estudios sociales. Ministerio de justicia, universidades etc.
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