Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
LEY 5 DE 1999
Art. 7
Se expiden normas en materia documental y archivística
CÓDIGO PENAL
Art. 218 a 228:
Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos.
Art. 231
Reconocimiento y copia de objetos y documentos.
CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL
Art. 261
Valor probatorio de documento público.
Art 263
Valor probatorio de documento privado.
CÓDIGO DE COMERCIO
Art. 48
Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales.
Medios de asiento de operaciones.
Art 51
Comprobantes y correspondencias como parte integral de la contabilidad.
Art 54
Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.
DECRETO 2649 DE 1993
El cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Art. 123
Soporte contable.
DECRETO 1584 DE 1994
Documentación indispensable de registros proponentes cámara de comercio.
DECRETO 2150 DE 1995
Art. 11, 12, 23 y 24
Uso de formatos únicos.
ACUERDO AGN 060 DE 2001
Articulo 4 FIRMAS RESPONSABLES:
Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución, las unidades de correspondencia velaran por estricto cumplimiento de estas disposiciones.
Articulo 6 NUMERACION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS:
La numeración de actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad se encargaran de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números.
Articulo 9 CONSERVACION DOCUMENTAL:
Las entidades son responsables para la adecuada conservación de su documentación para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y sus manuales de procedimientos. Se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes tales como la NTC2676 aplicable a los soportes digitales.
Articulo 14 IMAGEN CORPORATIVA:
Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecen en sus manuales de procedimiento la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros teniendo en cuenta las normas icontec existentes para el efecto.
NTC 2223: 1986
Equipos y útiles de oficina, tinta liquida para escribir.
NTC 4436
Papel para documentos de archivos, requisitos para permanencia y durabilidad.
¿Cuáles son los objetivos de la comunicación escrita y las comunicaciones oficiales?
Los objetivos de la comunicación escrita:
· aumenta la posibilidad expresiva
· La complejidad gramatical, léxica, sintáctica, con respecto a la comunicación oral.
· No está sometida a los conceptos de espacio y tiempo
· Documentos que pueden durar eternamente escritos.
· Objetivos de las comunicaciones oficiales:
· Son aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente
· Las comunicaciones oficiales se ingresan al sistema de información para la gestión documental
· Las informaciones relacionadas con todas las comunicaciones recibidas y producidas
· Análisis de documentos tales como los diplomáticos y los jurídicos
¿Qué es un tipo documental? y ejemplifique 5, identificando las características de los mismos.
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa con diagramación, formato y contenido q sirven para cosificarla. En la elaboración de las comunicaciones oficiales se emplearán los siguientes tipos documentales:
Ø Carta: Se empleará para la correspondencia dirigida al medio externo y cuando la entidad comunique a sus empleados situaciones de tipo laboral (vacaciones, licencias, aceptaciones de renuncia
Ø Memorando: con el fin de transmitir información, orientaciones y pautas
Ø Circulares. Son las comunicaciones con un mismo contenido dirigidas a varios destinatarios internos o externos
Ø Directrices: Son expedidas por la Dirección Jurídica en el ejercicio de sus funciones, para mantener la unidad doctrinaria en los actos y decisiones.
Diferencie entre preservar y conservar:
Preservar y conservar se ocupa de detectar, controlar y erradicar los mecanismos externos del deterioro
Preservar es poner en cubierto un objeto o persona de algún daño o peligro.
Conservación es mantener un objeto en cierto estado para que dure así manteniendo la deterioración interna y externamente de ciertos materiales.
Identifique los elementos de agrupación y las unidades de conservación:
Las unidades de conservación son:
ü Paquetes :
Es la forma en que barios documentos se almacenan envueltos o amarrados con un cáñamo así fijando en una de sus caras un titulo de identificación.
ü Legajos :
Documentos con diferentes tipos de papel, formatos y técnicas con una organización de agrupación de la A-Z. La conservación de estos es empastada en forma de libro, mediante costuras a nervios hundidos o en relieve, para evitar cambios se procede al amarre de pitas o cuerdas.
ü Libros:
Con base en cuadernillos cosidos mediante diferentes técnicas y materiales debido a esta estructura que toma el libro por su pasta dura o blanda. Para la conservación de los documentos.
ü Cajas:
Instrumento que ofrece mayor seguridad en cuanta a la conservación de documentos durante las fases de depósito y manipulación.
ü Polipropileno
Son bastantes resistentes, de peso ligero y por lo general bastantes herméticos
Esta última por su poca ventilación puede general micro-climas que facilite la difusión de agentes patógenos como hongos y bacterias.
ü Cartón
Muy económico por su precio contamos con su buena resistencia en la manipulación, funcionando excelentemente como barrera frente fluctuaciones medio-ambientes por lo tanto estos materiales son fabricados con cartones ácidos, como buena recomendación los documentos se guarden con carpetas para evitar algún cambio.
Elementos de agrupación son:
Los elementos <span> y <div> se usan para agrupar y estructurar un documento, y se usarán, a menudo, junto con los atributos.
Agrupación con span:
El elemento <span> es lo que se podría denominar un elemento neutro que no añade nada al documento en sí. Pero con CSS <span> se puede usar para añadir características visuales distintivas a partes específicas de texto en los documentos.
Agrupación con elemento div:
Se usa para agrupar uno o más elementos a nivel de bloque.
¿Qué es un organigrama?, explique.
Es la representación grafica de una estructura de una empresa o una organización. Representa las estructuras departamentales y en algunos casos las personas que las dirigen, hacen un esquema de las organizaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite tener una idea de uniforme acerca de la estructura formal de una organización.
¿Qué es un manual de procedimientos y funciones?
Contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan.
Por ejemplo una ISO requiere 4 procedimientos como son:
§ tratamiento de no conformidades
§ Auditoría interna
§ Sistema de mejoras
§ Control de documentación
Defina que es y que debe contener un manual de correspondencia:
Un manual de correspondencia debe de contener todo lo que es una correspondencia recibida, correspondencia recibida, debe tener un libro de control de correspondencia ese libro debe de tener un ítem. Una fecha, un documento establecido, una procedencia, referencia un dirigido. Toda la correspondencia siempre debe de ser organizada y clasificada según a las personas o departamentos.
Conceptualice autoridad y conducto regular.
AUTORIDAD: la autoridad está unida a la legitimidad, dignidad, calidad, excelencia de una institución o de una persona. Es lo que desde el punto de vista del Estado, puede ser considerado como el poder ejercido por una persona legitimada por una institución o razón conforme a unas funciones que le son generalmente reconocidas
CONDUCTO REGULAR: son los para metros que debemos seguir en una empresa.
Indague en el acuerdo 060 de 2001 la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales:
La diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales es que la correspondencia son comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades a título personal, y la comunicación oficial es recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad.
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