SENA
ArrendArt s.a.s
Almacenado Tus Servicios
BIBIANA MORENO
JASSIEL ARGUELLES
JENNIFER TEJADA
PATRICIA CRUZ
YENNIFER BARRIOS
JESUS RENGIFO
NIDIA VARGAS
JINNA GONZALEZ
2010
TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
CONTENIDO
INTRODUCCION
La estructura de nuestro sistema de archivo, contempla la utilización de bodegas totalmente adecuadas con el fin de garantizar conservación y almacenamiento de los documentos.
Nuestros clientes encontraran de forma clara y precisa la ubicación de sus archivos ya que contamos con personal capacitado para su organización.
JUSTIFICACION
Nuestro proyecto nace de la necesidad que presentan nuestros clientes en cuanto a sus proyectos, ya que la mayoría requiere de una infraestructura física adecuada para el almacenaje y custodia de los documentos que manejan de las diferentes empresas que los contratan.
MISION
Somos una empresa que quiere el cumplimiento en la ética y responsabilidad de un equipo humano altamente comprometido que responde a las necesidades de nuestros clientes.
VISIÓN
Seremos para el año 2015, la mejor opción para nuestros clientes, enfocados en el cumplimiento, calidad y en la excelencia de nuestro servicio.
TARGET
Tiene como fin poner u ofrecer en arrendamiento muebles e inmuebles con el propósito del almacenaje y desarrolló del ejercicio archivístico de todas las empresas que requieran de este servicio.
OBJETIVOS
Objetivo General
Brindar a nuestros clientes una infraestructura adecuada que permita garantizar la conservación y almacenamiento de sus documentos.
Objetivos Específicos
Cumplir con las especificaciones y adecuaciones del área de bodegaje que requiera nuestro cliente, teniendo en cuenta los tipos de documento.
Orientar y capacitar al personal involucrado en el manejo de las bodegas de almacenamiento de archivo, mejorando el desempeño y confiabilidad de los mismos.
Normalizar y estandarizar la ejecución del trabajo en el manejo y administración de las bodegas de archivo.
Implementar la señalización en las áreas de trabajo y vías de circulación internas.
POLITICA DE CALIDAD
ArrendArt s.a.s es una organización que está comprometida a cumplir con la normatividad establecida para brindar un excelente servicio en el almacenamiento y conservación de la documentación manejada por nuestro cliente. Capacitando nuestro personal para así lograr mejoramiento continuo de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.
VALORES CORPORATIVOS
Los valores que nuestra empresa inculca en cada uno de sus trabajadores, dirigen todas nuestras actuaciones, como lo son:
Ética.
Desarrollo personal junto al organizacional.
Respeto.
Integración.
Excelencia.
Compromiso con el mejoramiento continúo.
Compromiso y cumplimiento de la normatividad.
PORTAFOLIO DE SERVICIOS
Contamos con amplias instalaciones totalmente adecuadas para el almacenamiento y custodia de sus documentos.
Zona de descargue.
Ascensores para cargue y descargue para mayor calidad de almacenamiento.
Censores de humo, protección industrial.
Seguridad privada.
Pólizas contra incendio e inundación.
Contamos con servicio de la empresa Coordinadora para envíos.
Ofrecemos archivo de gestión; recepción, clasificación y distribución.
Continúo mantenimiento de las instalaciones; aseo, administración.
Contamos con personal capacitado para la organización de sus documentos en las bodegas.
ORGANIGRAMA
PROMOCION
ArrendArt utilizar los medios de propaganda más conocidos y al alcance de su presupuesto, incluyendo publicidad en mercancías.
Medíos de Comunicación
Como:
Internet
Cuñas Radiales
Vallas Publicitarias
Flyers
UBICACION DE NUESTRA EMPRESA
ArrendArt. s.a.s se encuentra ubicada en la localidad de Puente Aranda, puesto que es un lugar estratégico para nosotros y nuestros clientes por la actividad económica y social, que se maneja en ese lugar.
A continuación una breve descripción de las instalaciones de nuestra empresa.
Bodega para estrenar, área de 303 m2 de construcción.
Consta de tres niveles distribuidos así:
Primer nivel: área libre, pisos en cemento, baños, deposito altura frente 6m.
Segundo nivel: área para oficina, pisos en cemento, deposito baños, cocineta, buena iluminación, red preinstalada para computadores, amplio espacio para instalar oficinas abiertas.
Detalles de interés
Piso: Bajo
Remodelada
Fácil acceso
Excelente oportunidad
Espacioso
Buena distribución
Condiciones de Negocio
Verlo previa cita
Acuerdo entre las partes
Características adicionales
Pisos: Cemento
Líneas telefónicas: 1
Localidad De Puente Aranda
COSTOS
Se midieron costos y cotizaciones dando como resultado:
General
| MOTIVO | CNT | VLR/UNITARIO | VLR /TOTAL |
| ENSERES | $ 351.400.000 | $ 359.450.000 | |
| NOMINA | $ 7.250.000 | $ 7.250.000 | |
| CARGA PRESTACIONAL | $ 4.205.000 | $ 4.205.000 | |
| SERVICIO PUBLICOS | $ 820.000 | $ 820.000 | |
| Total | | $ 363.675.000 | $ 371.725.000 |
Especifica
| MOTIVO | CNT | VLR/UNITARIO | VLR /TOTAL |
| ENSERES | $ 351.400.000 | $ 359.450.000 | |
| COMPRA BODEGA AL CREDITO | 1 | $ 350.000.000 | $ 350.000.000 |
| COMPRA DE SILLAS | 8 | $ 50.000 | $ 400.000 |
| COMPRA DE MESAS | 8 | $ 100.000 | $ 800.000 |
| COMPRA DE PORTATILES | 8 | $ 900.000 | $ 7.200.000 |
| IMPRESORAS | 2 | $ 100.000 | $ 200.000 |
| PAPELERIA | 1 | $ 100.000 | $ 100.000 |
| ARCHIVADORES METALICOS | 5 | $ 150.000 | $ 750.000 |
| NOMINA | $ 7.250.000 | $ 7.250.000 | |
| EMPLEADO 1 (Jefe Administrativa) | 1 | $ 2.000.000 | $ 2.000.000 |
| EMPLEADO 2 (Jefe de Producción) | 1 | $ 1.500.000 | $ 1.500.000 |
| EMPLEADO 3 (Jefe Comercial) | 1 | $ 800.000 | $ 800.000 |
| EMPLEADO 4 (Jefe de Finanzas) | 1 | $ 700.000 | $ 700.000 |
| EMPLEADO 5 (Recursos Humanos) | 1 | $ 600.000 | $ 600.000 |
| EMPLEADO 6 (Nomina) | 1 | $ 550.000 | $ 550.000 |
| EMPLEADO 7 (Merchandising) | 1 | $ 550.000 | $ 550.000 |
| EMPLEADO 8 (Instalador) | 1 | $ 550.000 | $ 550.000 |
| CARGA PRESTACIONAL | $ 4.205.000 | $ 4.205.000 | |
| SERVICIO PUBLICOS | $ 820.000 | $ 820.000 | |
| AGUA | 1 | $ 150.000 | |
| TELEFONO | 1 | $ 250.000 | |
| INTERNET | 1 | $ 300.000 | |
| LUZ | 1 | $ 120.000 | |
| Total | | $ 723.145.000 | $ 738.425.000 |
MARCO NORMATIVO
Para la ejecución de nuestro proyecto, debemos tener en cuenta la siguiente normatividad:
Acuerdo No. 049 (5 de mayo de 2000)
Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, y
Considerando
Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y en si literal b) preceptúa: “Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre el material adopte la Junta Directiva”. Que el artículo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del AGN, ahora. Consejo Directivo, en virtud de Decreto 1126 de 1999, y en su numeral a) dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional”. Que se hace necesario reglamentar las condiciones de edificios y locales destinados para sedes de archivos.
Acuerda
ARTICULO 1º
Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.
ARTICULO 2º
Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad.
Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos.
Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento.
Si se utilizan estantería de 2.20 metros de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra que se deber incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.
Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del material documental.
El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los procesos de retención y valoración documental.
Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos.
Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
Las áreas técnicas tendrán relación con el de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.
ARTICULO 3º
Áreas de depósito. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos:
Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.
Deberá tener una altura de 2.20 metros y cada bandeja soportar un peso de 100kg/metro lineal.
La estantería total no deberá tener más de 100 metros de longitud.
Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los párales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.
La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la manipulación y el acceso del operario a la documentación.
La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del piso.
Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada 7 cm. o menos.
Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en la documentación.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.
Distribución de Estanterías
La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería.
El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.
La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación acorde con la signatura topográfica.
Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada.
Mobiliario para Obras de gran Formato
Además de las características anotadas deberán dimensionarse para contener un número de obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulación. Así las gavetas de las planotecas tendrán una profundidad de 5 cm. o menos. Cada una de ellas debe poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la fricción y vibraciones, eliminando el riesgo de atascamiento o caída de la gaveta.
Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental.
Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o digital como disquetes, CD. Principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.
Contenedores
Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y eficientes de protección, acordes con las características de tamaño y función.
Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos.
Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.
El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.
La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm .
Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como disquetes y CD., se tendrá en cuenta lo siguiente:
Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.
Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.
Los diskettes y CD. podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD.
ARTÍCULO 5º
Condiciones ambientales y técnicas. Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:
Temperatura de 15 a 20º C con una fluctuación diaria de 4º C.
Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.
Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20º C. Humedad relativa de 40% a 50%
Color: Temperatura menor a 10º C. Humedad relativa de 25% a 35%
Grabaciones: Temperatura 10 a 18º C Humedad relativa de 40% a 50%
Medios magnéticos: Temperatura 14 a 10º C. Humedad relativa de 40% a 50%
Discos Ópticos: Temperatura 16 a 20º C. Humedad relativa de 35% a 45
Microfilm: Temperatura 17 a 20º C. Humedad relativa de 30% a 40%.
El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.
La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos.
Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.
Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux. - Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.
Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.
Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta.
Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.
Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfa clan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.
Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento. - Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales.
Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad ambiental.
Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.
ARTICULO 6º
El presente Acuerdo rige a partir de su publicación
PUBLIQUESE Y CUMPLASE Dado en Santafé de Bogotá a los cinco (5) días del mes de mayo del dos mil (2000). BEATRIZ ELENA OSORIO LAVERDE ALFONSO CUEVAS ZAMBRANO Presidente Secretario Técnico
Por medio de la cual se dicta la Ley general de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Por medio del cual se Reglamenta el Sistema General de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativa a los archivos.
PROTECCION INDUSTRIAL
Nuestra empresa se regirá con la normatividad establecida, cumplirá con todas las medidas de seguridad y prevención como lo son:
SEÑALES DE PROHIBICIÓN
SEÑALES DE OBLIGACIÓN
SEÑALES DE INFORMACIÓN
CAMARA DE COMERCIO
COMPETENCIA
En la investigación no se encontró una competencia directa ya que arriendan para todo tipo de negocio. A continuación relacionamos algunas:
La Empresa Viva Real Portal Inmobiliario
Un edificio de alta tecnología, localizado en una zona empresarial, séptimo piso, se arrienda el área parcial o totalmente, 16 oficinas en obra gris para ser acondicionadas de acuerdo a las necesidades del cliente.
Regus Group
Ofrece a las empresas una solución de externalización sencilla e inteligente, que les permite adaptar su necesidad de lugar de trabajo a sus necesidades de negocio. En lugar poseer inmuebles o de estar sujetas a contratos de arrendamiento a largo plazo, las empresas pueden utilizar una serie de soluciones ofrecidas por Regus Group para obtener instalaciones para oficinas en condiciones flexibles que ajusten sus necesidades de áreas de trabajo con sus necesidades de negocio. Este planteamiento permite a las empresas mantenerse en un estado dinámico, preparadas para crecer y expandirse en el mercado cuando tengan la oportunidad.
Grupo empresarial oikos s.a.
De acuerdo a sus necesidades rentamos bodegas en Bogotá individuales para el óptimo almacenamiento y bodegaje de sus mercancías. Contamos con más de 700 bodegas en Bogotá personalizadas, de diferentes tamaños y capacidades de almacenamiento. En nuestras bodegas en Bogotá, mantenga sus muebles y mercancía en un lugar seguro y privado en Donde solo usted puede acceder a ellos.
PREGUNTAS CASO ARTURO
¿Que enseñanzas le deja este caso para su proyecto personal?
La enseñanza que nos dejo el caso Arturo para nuestro proyecto es que debemos tener bien definido nuestro proyecto el como lo vamos a realizar, con cuanto dinero contamos y si es productivo o no para nosotros. Pero ante todo debemos tener un plan de ordenamiento territorial para saber si es confiable y productiva la zona donde vamos a poner nuestra empresa.
¿Qué opinión le merecen las variables propuestas para la recolección de información? ¿Cree que fueron suficientes?
Aunque no abarcamos todos los recursos que tenemos, fueron suficientes las fuentes de investigación pero en lo posible vamos a complementar con los otros recursos que nos faltan por explotar. Al igual somos claros y concisos en lo que queremos realizar.
¿Qué aspectos importantes aprendió de la forma como Arturo y su asesor plantearon el problema del proyecto?
La forma en que plantearon el problema es importante por que nos dio una iniciativa de cómo debemos empezar a realizar los proyectos y con que pautas debemos iniciar.
¿Cómo le parece que fueron formulados los objetivos del proyecto? ¿Cómo piensa que deben ser estos?
La verdad fueron bien formulados los objetivos por que nosotros tomamos en cuenta lo económico, social, político, y la zona donde íbamos a realzar el proyecto.
¿Dónde comienzan y donde finalizan los periodos de formulación, gestión y operación del proyecto propuesto?
Bueno comienza con la conformación de la empresa los parámetros con los que vamos a iniciar, como el capital que necesitaremos, el terreno que sea en un lugar apto para nuestros propósitos, y así mismo comenzar el funcionamiento de la misma.
1 comentario:
El blog no es solo para el proyecto de la inducción. Revisen el blog de los instructores http://proyectoorganizacionarchivos.blogspot.com/ y realicen las actividades. Incluyan a todos los integrantes del grupo en el perfil y una foto.
Sofia ya esta habilitado para subir de forma individual las entradas de Organizar y Producir.
Liliana
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